Lean Büro

Wir bieten Lean Management im Büro: Mit Lean Praxisbeispielen für die einfache und effiziente Nutzung von Lean im Büro

Verschwendung im Büro (und nicht nur die Verschwendung in Produktion oder Logistik) ist ein großes Problem für Unternehmen. Viele Unternehmen sind sich nicht bewusst, dass sie viel Zeit und Geld verschwenden, weil sie nicht effektiv arbeiten.

Es gibt zahlreiche Gründe für Verschwendung im Büro - hier ein Auszug von Beispielen der Verschwendung in Büro und Administration:

1. Unnötige Bewegungen: Viele Angestellte bewegen sich im Büro herum, ohne dass es einen Grund gibt. Dies verschwendet Zeit und Energie.

2. Fehler: Fehler passieren, aber sie kosten Zeit und Geld. Wenn zum Beispiel ein Angestellter einen Fehler bei der Eingabe von Daten macht, muss er die Aufgabe möglicherweise von vorne beginnen.

3. Warten: Viele Angestellte warten auf andere, um ihre Arbeit zu tun. Dies kann dazu führen, dass die Angestellten ihre Arbeit nicht pünktlich erledigen.

4. Unnötige Informationen: Viele Angestellte erhalten unnötige Informationen, die sie nicht brauchen. Dies verschwendet Zeit und kann verwirrend sein.

5. Doppelarbeit: Viele Angestellte tun die gleiche Arbeit mehrmals. Dies ist verschwendete Arbeit und kostet Zeit und Geld.

6. Schlechte Kommunikation: Schlechte Kommunikation ist eine weitere Form der Verschwendung. Wenn Angestellte nicht wissen, was sie tun sollen, kann dies Zeit und Geld kosten.

7. Nicht genutzte Ressourcen: Viele Unternehmen haben Ressourcen, die nicht genutzt werden.

8. Fehlende Arbeitsmittel: Viele Unternehmen haben keine ausreichenden Arbeitsmittel zur Verfügung.

9. Schlechte Organisation: Viele Unternehmen sind schlecht organisiert. Dies kann Zeit und Geld kosten.

10. Schlechte Kundenbetreuung: Viele Unternehmen haben keine ausreichende Kundenbetreuung zur Verfügung.

11. Schlechte Qualität: Viele Unternehmen haben schlechte Qualitätsstandards.

12. Schlecht ausgebildete Angestellte: Viele Unternehmen haben schlecht ausgebildete Angestellte zur Verfügung. D

Und viele weitere Themen und Arten der Verschwendung ...

Lean Management im Büro? Ja. Lean Office. Oder „Wer Ordnung hält, ist nur zu faul zu suchen.“
Lean Management ist bekannt aus der Produktion, aber schon längst wird Lean Management in jeder Branche und Prozessen eingesetzt.

Wird im Unternehmen Lean eingesetzt, so denkt man sofort an die Produktion, aber nicht an die Administration. Aber warum soll man nicht in jedem Bereich Lean implementieren.

Schaut man in die Büros, so findet sich auch dort die Verschwendung. Zu volle Schreibtische, keine einheitliche Ablage, zu volle E-Mail Postfächer oder der Desktop des PCs oder Laptop quellen über vor Ordnern.
Um eine höhere Effizienz und Effektivität zu erzielen, gilt es also auch die Verschwendungen im Büro zu eliminieren.

5S ist hierbei ein guter Anfang.

Lean Management in Büro und Verwaltung
Lean Management in Büro und Verwaltung

Verschwendung im Office: Welche 7 oder 9 Verschwendungsarten gibt es im Büro?

Lean Management ist ein Ansatz, der auf Effizienz und Qualität ausgerichtet ist. Durch die Einführung von Lean Management können Unternehmen ihre Prozesse verbessern und Kosten reduzieren.

Wenn Sie Lean Management im Büro einführen möchten, sollten Sie zunächst einige Überlegungen anstellen.

Zuerst müssen Sie entscheiden, welche Ziele Sie mit der Einführung von Lean Management erreichen möchten. Dann müssen Sie einen Plan erstellen, wie Sie diese Ziele erreichen können.

Ein wichtiger Teil der Planung ist die Auswahl der richtigen Lean-Tools. Je nach Ziel können verschiedene Lean-Tools sinnvoll sein. Zum Beispiel kann das 5S-System dabei helfen, das Büro aufzuräumen und Ordnung zu schaffen. Das Kaizen-Prinzip kann dabei helfen, Prozesse kontinuierlich zu verbessern.

Nachdem Sie Ihren Plan erstellt haben, können Sie mit der Einführung von Lean Management im Büro beginnen. Zunächst ist es wichtig, alle Mitarbeiter über die Ziele und den Ablauf des Projekts zu informieren. Dann können Sie gemeinsam mit den Mitarbeitern die ersten Schritte des Projekts umsetzen.

Es ist wichtig, dass das Projekt von Anfang an klar kommuniziert und geplant wird. Auf diese Weise können alle Beteiligten das Projekt erfolgreich umsetzen.
Verschwendung ist ein Konzept, das in der Produktions- und Dienstleistungsindustrie weit verbreitet ist. Es bezieht sich auf alle Aktivitäten, die keinen Mehrwert für den Kunden schaffen und somit unproduktiv sind.

In der Produktionsindustrie umfasst Verschwendung häufig Maschinenstillstandzeiten, Fehler in der Produktion, Lagerhaltung von überflüssigen Materialien und ungenutzte Ressourcen. In der Dienstleistungsindustrie kann Verschwendung beispielsweise durch lange Wartezeiten, unnötige Bewegungen oder Fehler in der Dienstleistung entstehen.

Lean ist ein Ansatz, der sich mit der Beseitigung von Verschwendung befasst. Die Idee von Lean ist es, die Produktivität und Effizienz zu steigern, indem unnötige Aktivitäten eliminiert werden. Lean ist ein ganzheitlicher Ansatz, der alle Bereiche eines Unternehmens umfassen kann.

Zu den wichtigsten Lean-Werkzeugen gehören die 5S-Methode, die Value Stream Mapping und die Kaizen-Philosophie.

1. Verschwendung: Transport

In der Produktion werden durch Lean Management die eigentlichen Produktionsstätten mit Lean so umgestellt, dass die Wege kürzer werden, die notwendigen Bauteile in greifbarer Nähe und ergonomisch erreichbar sind.
Im Büro können sie z.B. Drucker, Kopierer oder Scanner näher an die Mitarbeiter setzen.
Oder das Controlling neben den Einkauf und Vertrieb setzen, da diese häufig miteinander kommunizieren müssen.
So verkürzen auch den Weg einer notwendigen Information.
Ein DMS (Dokumentenmanagement-System) kann ebenfalls helfen die Wege z.B. von einer Bestellung zu verkürzen.

Lösungsansätze:

✔ DMS (Dokumentenmanagement-System)
✔ Wege zu Abteilungen oder Druckerräumen verkürzen

2. Verschwendung: Lagerbestände

Lagerbestände im Büro? Nein, die Materialen brauche ich doch, werden sie sagen. Brauchen sie wirklich diese ganzen Kugelschreiber? Sie schreiben doch alles digital.
Und die ganzen Aktenordner, deren Inhalt längst digitalisiert worden ist? Warum bewahren Sie diese über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist auf?
Alle diese Lagerbestände, auch auf dem PC, sind Verschwendung.
Das gilt im übrigen auch für zu wenig Material.

Lösungsansätze:

✔ Implementierung von 5S (Sortieren, Säubern, Systematisieren, Standardisieren und Selbstdisziplin)
✔ DMS (Dokumentenmanagement-System) zur Digitalisierung und der einheitlichen Ablage
✔ Nicht benötigte Bestände aussortieren

3. Verschwendung: Bewegung

Dass Abteilungen sinnigerweise nebeneinander liegen sollten, haben wir bereits bei „Transport“ besprochen. Dadurch reduziert sich bereits der Transport und lange Wege von Informationen.
Arbeitsmaterial das nicht in erreichbarer Nähe ist und das extra gesucht werden muss, lange Wege erfordert, ist Verschwendung. Dazu zählt auch ein unaufgeräumter oder unordentlicher Schreibtisch und PC.
Ein ergonomischer Arbeitsplatz ist sehr hilfreich dabei unnötige Bewegungen zu vermeiden.
Reisetätigkeiten sind nichtwertschöpfende Tätigkeiten, sie kosten Ressourcen und binden Mitarbeiter, die dann für diese Zeit nicht verfügbar sind. Der Mitarbeiter muss nicht zwangsläufig zum Kunden fahren, sondern könnte die Präsentation vielleicht sogar digital abbilden.

Lösungsansätze:

✔ Ergonomische Arbeitsplätze
✔ Software für Videokonferenzen oder IP Telefonie, wie Skype oder WebEx
✔ Einheitliche Office Software

4. Verschwendung: Wartezeiten

Wartezeit ist eine leicht zu identifiziere Verschwendung. Suchen nach Dateien, nach Ordnern oder Formularen. Warten auf die Bereitstellung von Dokumenten oder Freigaben. Selbst die Kaffeemaschine die lange braucht um den Kaffee brühen, verursacht Wartezeiten. Diese Verzögerungen in einem nicht koordinierten Workflow sorgen für Engpässe, die wiederum Ressourcen und Mitarbeiter binden.
Durch standardisierte Prozesse, Arbeitsorganisation und Digitalisierung schaffen Sie einen Workflow, der die Wartezeiten verringern wird.

Lösungsansätze:

✔ DMS (Dokumentenmanagement-System)
✔ Standardisierte Prozesse

5. Verschwendung: Überproduktion

Wenn das E-Mail voll von Mails ist, in dem der Empfänger als CC (Carbon Copie) steht, dann wird von Überinformation (=Überproduktion) gesprochen.
Auch wenn für die Kundenanfrage ein überdetalliertes Angebot erstellt, oder die Einladung für die Betriebsfeier per Mail versendet wird, als Flyer verteilt wird und sich an jedem schwarzen Brett wiederfindet, ist das Verschwendung von gezielten Informationen.
Informationen, sei es intern oder für den Kunden ist ein wertvolles Gut und mit diesem sollte man nicht inflationär umgehen.
Gezielte und vor allem die richtige Information an die richtigen Empfänger ist Lean Thinking.

Lösungsansätze

✔ Informationsfluss effizient gestalten
✔ Digitale Lösungen zur zentralen Verteilung

6. Verschwendung: Arbeitsabläufe

Arbeiten bei Ihnen im Unternehmen alle nach den gleichen Abläufen und Prozessen? Nicht klar definierte Arbeitsabläufe stören den Workflow und sorgen für weitere Verschwendung.
Werden Arbeitsabläufe und Prozesse, sowie die Zuständigkeiten, klar definiert, werden überflüssige oder redundante Arbeitsschritte ausgeschlossen und die Effizienz gesteigert.
IT Lösungen, wie z.B. Office Software unterstützen den Workflow.

Lösungsansätze:

✔ IT Unterstützung
✔ Klar definierte Prozesse
✔Zuständigkeiten bestimmen

7. Verschwendung: Fehler und Korrekturkosten

Fehler kosten Geld. Das ist jedem bekannt, aber auch das Menschen Fehler machen.
Warum ist ein Fehler dann Verschwendung? Nun, in erster Linie ist es eine Verschwendung, wenn man aus einem Fehler nichts gelernt hat und dieser Fehler und vielleicht sogar Folgefehler, wieder geschieht, dann ist dies Verschwendung.
So ist es ein Fehler, wenn ein gut qualifizierter Mitarbeiter Tätigkeiten ausführt, die nicht seinen Fähigkeiten entspricht.
Mussten Sie etwas nacharbeiten oder Sie haben doppelte Arbeit geleistet, weil die notwendige Information fehlte, oder weil diese fehlerhaft war? Hier hilft ein einheitliches Office System, das zentrale Information verteilt.

Lösungsansätze:

✔ Office Software
✔ DMS (Dokumentenmanagement-System)
✔ Interne Kommunikation

Auch im Lean Office sind 2 weitere Verschwendungsarten hinzugekommen, Mitarbeiterpotenzial und Ergonomie am Arbeitsplatz.
Verschwendung: Potential der Mitarbeiter und Ergonomie sind die erweiterten Verschwendungsarten die nun hinzugefügt worden sind.
Ungenutzes Potential und Talente oder diese falsch eingesetzt führen zu Verlusten in der Wertschöpfungskette.
Ebenso unergonomische Arbeitsplätze führen zu Verschwendung, da überlastete oder übermüdetet Mitarbeiter die Krankheitsquote erhöhen können.

FAZIT

Die 7 oder 9 Verschwendungsarten sind nicht unabhänig und auch nicht einzeln zu elimieren. Diese zu kennen, hilft diese zu erkennen und sie dementsprechend zu behandeln.

Alle Themen bieten wir Ihnen gerne als Inhouse Training an. Sprechen Sie uns gerne an!

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… wenn Sie sich in einem oder mehrerer Bereiche wiederfinden. Aber wir sollten auch reden, wenn Sie sich nicht sicher sind, ob wir Ihnen helfen können. Meist lässt sich durch ein Gespräch ganz einfach klären, wo Bedarf besteht und wo genau wir helfen können.